Business Club Academy: Wat betekent de AVG voor jouw e-mailmarketing? – Business Club N.V.

Business Club Academy: Wat betekent de AVG voor jouw e-mailmarketing?

Rookoven.com opent grootste Rook & BBQ Experience Center van Europa in Nunspeet
2 november 2017
Onderhandelen! “Piece of Cake, of toch niet…”
7 november 2017

Wat betekent de AVG voor jouw e-mailmarketing?

Door: Amanda Hendriks

Vanaf 25 mei 2018 moeten alle bedrijven (dus ook ZZP-ers en freelancers) voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening is de opvolger van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en trekt de regels voor de hele Europese Unie gelijk. Maar wat zijn de gevolgen hiervan voor jouw marketing? Daar gaat dit blog over.

 

De verordening in het kort

Eigenlijk is de AVG al in 2016 ingegaan, maar werd hij de eerste 2 jaar niet gehandhaafd. Dat gaat vanaf 25 mei 2018 dus wel gebeuren en de boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens kan opleggen zijn niet mals… In het kort moet iedereen die persoonsgegevens verwerkt (en dat doe je zodra je een e-mailadres opslaat of een factuur verstuurt) ervoor zorgen dat hij/ zij zich aan de nieuwe wet houdt.

In een notendop: jij moet kunnen bewijzen dat je toestemming hebt om contact met iemand te zoeken en mensen moeten die toestemming makkelijk kunnen intrekken of verwijderen. Verder kun je verplicht worden om, als je (veel) gevoelige informatie verzamelt, een ‘Privacy Impact Assessment te doen en een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen, maar dat laatste zal voor weinig ZZP-ers het geval zijn.

Een heel belangrijk verschil van de AVG met de WBP is dat zakelijke telefoonnummers en e-mailadressen nu ook onder ‘persoonsgegevens’ vallen en dus beschermd zijn.

Wat mag straks niet (meer)

Je mag iemand straks niet meer digitaal een bericht sturen zonder dat hij of zij jou daarvoor toestemming heeft gegeven. Onder digitale berichten vallen e-mails, SMS-jes, Whatsapp-berichten, maar ook fax-berichten (mocht je die nog gebruiken).

Iemand die bijvoorbeeld per e-mail informatie heeft aangevraagd, maar die niet expliciet toestemming heeft gegeven om jouw nieuwsbrief, aanbiedingen of wat dan ook te ontvangen, mag je die dus niet zo maar sturen. Dat mag pas nadat iemand zich daar expliciet én bewust voor heeft aangemeld. En heb je meerdere bedrijven? Dan mag je de adressen van opt-ins van je ene bedrijf niet zomaar ook aanschrijven vanuit je andere bedrijf.

 

Wat ook niet meer mag is vinkjes ‘voorinvullen’ in aanmeldformulieren. Je weet wel, dan vraag je iets aan en staan er al 3 vinkjes bij de verschillende mailinglijsten waar een bedrijf jou graag op wil zetten. Dat vooraf aanvinken mag dus straks niet meer. Het doel is dat mensen zich bewust aanmelden voor zo`n lijst en niet omdat ze vergeten zijn het vinkje uit te zetten.

Ook al zijn gegevens openbaar, bijvoorbeeld een e-mailadres van een bedrijf dat op een website staat, je mag die niet zo maar gebruiken. De reden dat die gegevens daar staan is zodat geïnteresseerden dat bedrijf kunt bellen of mailen met een vraag over hun product of dienst. En niet om jouw product of dienst aan de man te brengen. Je mag die informatie dus alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze openbaar zijn gemaakt.

Wat mag wel (en waar moet je rekening mee houden)

Je mag iemand nog wel bellen of post sturen met je aanbod, zonder dat je daar vooraf expliciete toestemming nodig hebt. Maar geven mensen aan dat ze dit niet willen, dan moet je verplicht melden dat ze zich kunnen aanmelden bij het Bel-me-niet-register, het Post-filter of een NEE-sticker op hun brievenbus kunnen doen. En als je tijdens een telefoongesprek een aanbod doet moet je mensen duidelijk wijzen op de mogelijkheden om zich daarvoor af te melden.

Wat moet er verder

De mensen op je mailinglijst moeten zich te allen tijde net zo makkelijk kunnen uitschrijven, als ze zich ingeschreven hebben. Verder mag je geen overbodige informatie vragen tijdens het aanmeldproces en moeten mensen hun informatie altijd makkelijk kunnen aanpassen. Zorg dus dat je die links goed in de footer van je mails hebt staan.

Verder wordt een privacyverklaring verplicht. Daarin vertel je wat je doet met de persoonsgegevens; waarvoor gebruik je ze, waarom is dat belangrijk voor die persoon (bijvoorbeeld nodig om factuur te kunnen sturen) en hoe lang je ze bewaart. Verder moet hierin staan dat men altijd inzage kan krijgen, ze hun gegevens altijd mogen aanpassen en zelfs verwijderen. Ook moet je verplicht melden dat ze, als jij je niet aan de regels houdt, een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

En hebben anderen toegang tot die gegevens? Bijvoorbeeld je boekhouder of een Virtual Assistent? Dan moeten die een zogenaamde ‘verwerkers-overeenkomst’ invullen.

Dus samengevat:

  1. Mensen krijgen meer privacy, ook zakelijk
  2. Bedrijven moeten zelf meer regelen/ borgen

Hoe kan ik dan nog legaal aan adressen komen?

Gelukkig zijn er nog verschillende  manieren waarop je wel e-mailadressen kunt verzamelen. Je mag bijvoorbeeld op al je Social Mediakanalen een oproep plaatsen met een aanmeldlink. Dat kan op je tijdlijn, maar als je dit doet door middel van een persoonlijk (privé)bericht zul je zien dat je succesrate veel hoger is. Meet daarin de voordelen van het ontvangen van jouw berichten natuurlijk breed uit!

Ook kun je gericht adverteren op het verzamelen van e-mailadressen, zowel via Facebook als LinkedIn. Zo kun je je dan ook richten op de mensen buiten je netwerk en je fanbase.

Vergeet ook niet om een pop-up op je website te plaatsen en voeg de aanmeldlink toe aan je e-mailhandtekening. Daarvan verstuur je er elke dag ongemerkt erg veel. Kortom, zolang mensen zichzelf aanmelden is er niks aan de hand en mag er nog heel veel!

Wil je beginnen met e-mailmarketing of ben je al begonnen, maar krijg je het niet lekker op de rit? Op dinsdagavond 7 november aanstaande geef ik via de Business Club N.V. de training ‘Masterclass: E-mailmarketing; The money is in the list’. We gaan dan de basisstappen langs om jouw e-mailmarketing succesvol op te zetten. Meer informatie en aanmelden kan via https://www.businessclubnv.nl/evenementen/masterclass-e-mailmarketing-the-money-is-in-the-list/.

Ik heb voor dit blog dankbaar gebruik gemaakt van de websites van: